7 Schritte zum „Ja“ in Verhandlungen – Teil 2
Die drei Bestandteile der Vorbereitung
Zu den kommunikativen Bestandteilen zählen neben der Ausdrucksweise und der Wortwahl auch die Ausstrahlung mit Gestik und Mimik sowie weiteren Wirkweisen, wie Kleidung, Haltung, Geruch und vielem mehr. Daneben ist auch die Tonalität mit Bestandteilen wie Lautstärke, Sprechgeschwindigkeit, Sprachmelodie, Intonation und Modulation oder auch der Dialekt ausschlaggebend für unsere Wahrnehmung auf der Gegenseite. Nach dem Modell von Dr. Albert Mehrabian zu den drei Komponenten liefern Ausstrahlung und Tonalität dabei über 90% der wahrgenommenen Wirkung, der Inhalt liegt laut seiner Untersuchung bei unter 10%. Das bedeutet, dass wir gerade in einer Verhandlung deutlich mehr Wert auf unsere ausgesandte Bauchbotschaft (also Tonalität und Ausstrahlung) legen sollten statt auf die Kopfbotschaft, den Inhalt.
Zur Bauchbotschaft zählt beispielsweise auch das bewusst eingesetzte eigene Spiegeln von Bewegungen und Haltung unseres Gegenüber. Es ist wichtig, den Gegenüber nicht zu imitieren, das würde genau das Gegenteil bewirken, aber ein entspanntes Zurücklehnen, wenn der andere das tut, auch die Beine übereinander schlagen etc. trägt zum Spiegeln bei. Dabei werden dessen Spiegelneuronen im Gehirn positiv angeregt, weil sich jemand ähnlich verhält und es entsteht eine unbewusst wahrgenommene Sympathie, die das Verhandlungsergebnis schließlich zu unseren Gunsten beeinflussen kann.
In der organisatorischen Vorbereitung geht es beispielsweise um die Positionen der Verhandlungspartner im Raum. So lässt sich die klassische Frontenbildung von vorneherein vermeiden, wenn man die Verhandlungspartner beispielsweise alle auf einer Seite platziert oder mit Namenskarten eine gemischte Sitzordnung vorgibt. Eine Verhandlung, die mangels Sitzgelegenheiten im Stehen stattfindet, wird sicher zeitlich kürzer ausfallen, als wenn Sie Ihren Gesprächspartnern bequeme Ledersessel anbieten. Die oftmals genannte Barriere, also ein Tisch oder sonst etwas zwischen den Verhandlungspartnern lässt ebenfalls im Rahmen der organisatorischen Vorbereitung umgehen, indem man die Stühle über Eck oder nebeneinander stellt. Auch hier können die Spiegelneuronen angesprochen werden, indem man die gemeinsame Nähe oder Parallelität unterstreicht, die auf das gemeinsame Verhandlungsziel hindeutet.
Zur psychologischen Vorbereitung sind etliche Bücher geschrieben worden, die Palette an psychologischen Verhandlungstricks reicht vom Preisanker, also dem ersten Nennen eines Zielpreises als Orientierung für die gesamte weitere Verhandlung über das Einbetten eines Preises zwischen zwei weitere Angebote, eins deutlich überdimensioniert und eines eher zu klein, so dass wir dazu tendieren, die Mitte zu wählen bis zum Schweigen zu Angeboten. Ich empfehle hier die einschlägigen Angebote in der Buchhandlung Ihres Vertrauens oder Ihrem meistbesuchten Online-Shop zu konsultieren.
Die 7 Phasen der Verhandlung
Der eigentliche Prozess eines erfolgreichen Verhandlungsgespräches läuft in typischen Phasen ab:
ZUHÖREN: Hören sie aktiv zu, um den Verhandlungspartner und seine Interessen kennenzulernen, indem Sie versuchen, ihn umfassend zu verstehen.
VERSTEHEN: Seien Sie empathisch, um den Verhandlungspartner und seine Motive und die damit verbundenen hintergründigen Beweggründe zu verstehen.
VERTRAUEN SCHAFFEN: Gestalten Sie die Beziehungsebene, um Vertrauen zu schaffen, indem Sie den Verhandlungspartner unsere Anteilnahme oder auch unsere Gefühlslage nachempfinden zu lassen.
GEGENSEITIG ÖFFNEN: Gewinnen Sie Anerkennung, um mit Ihrem Verhandlungspartner gemeinsam eine Lösung zu finden, indem beide zuhören, sich füreinander öffnen und zielführende Aspekte erörtern.
VORSCHLÄGE ANBIETEN: Erkennen Sie die Reaktion des Verhandlungspartners und bieten Sie dementsprechend abwägend Vorschläge an.
Struktur und Phasen helfen bei der Orientierung
Dabei sind ein fester zeitlicher und räumlicher Rahmen sowie eine diszipliniert eingehaltene Struktur wichtig, insbesondere, wenn es sich um thematisch anspruchsvolle oder konfliktgefährdete Verhandlungen dreht. Einen solchen Rahmen können Sie mit den folgenden Phasen der Verhandlungsstrukturierung erreichen:
VORBEREITUNG
Ziel: Stärkung der eigenen Sicherheit, Ziele, Grenzen und Spielräume, Überprüfung der Informationen über den Verhandlungspartner und Gegenüberstellung der kritischen Analyse der eigenen Position.
Methode: Nutzen Sie professionelle Checklisten mit vorbereiteten Fragen, setzen Sie standardisierte Besprechungspunkte ein.
KONTAKT und EINSTIEG
Ziel: Organisation des Ablaufs des Gesprächs, Übereinkunft über das Ziel und Aufbau einer positiven Beziehung zum Gesprächspartner für einen reibungslosen Verhandlungsablauf
Methode: Small-Talk und Warm-up unter Beachtung der formellen und informellen Rituale.
ORIENTIERUNG und ANALYSE
Ziel: Kennenlernen von Perspektiven und Verhandlungsspielräumen, Themenbündelung und -strukturierung sowie positive Eigendarstellung
Methode: Austausch von Interessen, Genaues Zuhören und Verstehen, Diskutieren, miteinander reden, präzise das Wichtigste aufnehmen, harmonische Gesprächsatmosphäre schaffen, gegenseitiges Geben und Nehmen sicherstellen
VORSCHLÄGE und VERHANDELN von Kontroversen
Ziel: Strukturiertes Aufarbeiten von offenen und strittigen Themen, Herausarbeiten und Festhalten von Gemeinsamkeiten und Übereinkünften sowie das Finden akzeptabler Ergebnisse für alle Verhandlungspartner
Methode: Formulieren von Vorschlägen und ggf. Alternativvorschlägen, Austausch von Argumenten, Diskutieren, Ausprobieren von konkreten Angeboten
VEREINBARUNGEN KONKRET FIXIEREN
Es gilt: Nichts ist final vereinbart, solange nicht alles vereinbart ist, da alle Verhandlungsthemen miteinander in Verbindung stehen
Ziel: Treffen konkreter Vereinbarungen, schriftliches Festhalten der vereinbarten Ergebnisse, Klärung des Zeitablaufs und der Art und Weise der Umsetzung der Ergebnisse
Methode: Erzielen von einzelnen Teilübereinkünften, um eine konkrete Gesamtvereinbarung zu erzielen, Zugeständnisse werden nur mit Gegenleistung gegeben und es erfolgt eine schriftliche Dokumentatio
ABSCHLUSS
Ziel: Festhalten der anstehenden nächsten Schritte und Sicherung der zukünftigen Zusammenarbeit
Methode: Abschließendes Feedback der Verhandlung, Abschließendes Feedback der vereinbarten Punkte und Aussprechen von Dank für das erzielte Ergebnis
NACHBEREITUNG und EVALUIERUNG
Ziel: Erkennen von Verbesserungen und Umsetzen der gefundenen Konsequenzen aus der Verhandlung
Methode: Effektive und operative Umsetzung
Erfolgreiches Verhandeln ist eine Herausforderung, aber erlernbar.
Mit den beschriebenen Tipps und einer fairen und gleichermaßen transparenten Verhandlungsweise können Sie nachhaltige Verhandlungsergebnisse erzielen. Win-Win sollte das Ziel sein, beide Parteien sollten mit einem Erfolgsgefühl aus der Verhandlung kommen. Das erfordert schlicht viel Übung und Ausprobieren, daher empfehle ich, sich einfach bewusst „der Gefahr auszusetzen“, denn was kann im schlimmstenfalls passieren? „Ich kann gar nicht verlieren – entweder gewinne ich oder ich lerne“ lautet ein Zitat eines unbekannten Verfassers. Mit diesem Grundsatz können Sie zu einem souveränen, zielbewussten, überzeugenden und authentischen Verhandlungspartner werden.
